ファシリテーターが最初に行うべき「目的/目標の設定・明確化」とは?

目的の設定・明確化とは

会議やプロジェクトファシリテーションするにあたって、その目的を明確化する事は極めて大切です。 目的とは「そもそもこの会議やプロジェクトを何のために行うのか(なぜ行う必要があるのか/行わないとどんなリスクがあるのか)」と言う質問に対する答えです。 例えば会議やプロジェクトの背景・前提や、会社の理念、大義名分などを含んでいても良いと思います。 あるいは具体的に、「競合が急速に市場のシェアを獲得しており、ここで新しい商品やサービスを投入しないと、市場シェアをますます奪われてしまう」といった ものでも良いでしょう。

大切なのは、会議やプロジェクトの狙いや目標をはっきりと定めておき、 会議やプロジェクトが本格的に動き出す前に、メンバーで共有しておく事です。 あまり難しい言葉を使うよりも、チームや組織にとっての「合言葉」になるような、覚えやすいものが良いでしょう。 うまく決められない場合は、キャッチフレーズのようなものでも構いません。

目標の設定・明確化とは

「目的」が明確になったら、次にファシリテーターが設定するのは「目標」、つまりその場で何を実現・達成するべきなのか、と言うことです。「目標」は「目的」を具体化・数値化したものと考えると良いでしょう。

なぜ「目的」だけではなく、「目標」が必要なのでしょうか。 それは、参加メンバーやチームの 意識や行動を集中させ、結果を導き、その成果と生産性を検証・検討する基準となるからです。 会議やプロジェクトの「目標」は必ずしも1つとは限りませんが、あまり多く設定すると、メンバーの意識が分散したり、議論が複雑化する恐れがあります。 ですので、ファシリテーターは「何をこの会議やプロジェクトの目標とするのか」の設定は慎重に行いたいです。 加えて、あまり大風呂敷を広げたものではなく、 「この会議やプロジェクトの規模・期間で達成できる」 と参加者が信じられる目標を設定しましょう。

目標設定のポイント

目標設定にはいくつかのポイントがあります。

①適切なレベル・範囲のものにする

「目標」はその会議やプロジェクトの規模に対して、あまり大きすぎても小さすぎても良くありません。 例えばあなたが営業のマネージャーだとして、あなたのマネジメントするチームのミーティングで「会社の経営戦略を変更しよう」といった目標を設定しても、 レベルも範囲も大きすぎますよね。 おそらく参加者の知識や経験も、その目標に十分なものではないでしょう。

②明確かつ具体的に表現する

「目標」は できる限り具体的に表現し、できれば数値で設定することが良いでしょう。なぜなら、参加者によって 解釈の違いが生まれると、同じ場にいるのに違う場所を目指して動いてしまう「同床異夢」に陥ってしまう可能性があるからです。 どのような数値目標が達成していたり、どのような状態が実現できていたら、会議やプロジェクトとして成功なのかと言うことを、明確に言語化・数値化しましょう。

好ましくない表現:「 Xプロジェクトの進め方を検討する」

好ましい表現:「 Xプロジェクトの進捗状況を確認し、確実に成功するために、実施すべき行動を決定する」

「成果・成果物」の設定・明確化

「目標」が実現されたときに、その結果として生まれる成果や成果物は何でしょうか。 例えば、「売上高200万円・営業利益50万円の新規事業を立案する」 と言う目標設定をした場合、実際に新規事業を立案すると言う事は、新規事業提案書などの書類の作成も行うはずです。 であれば報告書の章立てはどうなっているべきで、どのような項目が網羅されているべきで、誰にどのような会議で報告をするべきなのでしょうか。 このように、目標を達成するために、必ず通マイルストーンを成果物として設定すると、参加者が行動や意識を集中させることができます。

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